ADSI: Mapa de Procesos

El mapa de procesos ofrece una visión general de un sistema de gestión o entidad, en el mapa de procesos se representa uno y cada uno de los procesos que componen un sistema así como sus relaciones principales. Dichas relaciones se indican mediante gráficos en forma de mapas conceptuales los cuales representan los flujos de información.

Los mapas de procesos son útiles para:

✍ Saber cómo llevan los trabajos se están haciendo en la actualidad

✍ Para aumentar la cálida

✍ Para mejorar los procesos

✍ Para mantener a nuestros empleados orientados

✍ Para crear formas deferentes de trabajo cuando se presenta momentos críticos

✍ Para evaluar, establecer o fortalecer los indicadores o medidas de resultados.

¿Por qué y para qué se deben realizar los mapas de procesos?

Para graficar un proceso, nos da la oportunidad de observar su funcionamiento desde cada uno de sus pasos, esto nos permite ver la secuencia de dicho proceso desde otras perspectivas lo cual facilita el trabajo de corrección y mejoramiento.

¿Qué permite identificarlos?

Identificar en que se está fallando o en que se puede mejorar, para así tener una idea más compleja de la solución del problema planteado. También lo podemos llamar como una guía dede procesos el cual muestra un serie de actividades.

¿Cuándo se deben utilizar los mapas de procesos?

✍ Cuando se interesa automatizar la información a través de la adquisición de equipos de computadoras y aplicaciones es indispensable preparar un mapa de los procesos. De esta forma, pueden identificarse aquellos pasos o tareas que son críticos para completar el trabajo correctamente y aquellos que deberán modificarse para obtener un mayor beneficio de la nueva tecnología.

✍ Cuando las quejas o los señalamientos que se reciben se relacionan con el tiempo que debe esperar el cliente para obtener algún servicio o resultado , es un buen indicio de que el problema pudiera radicar en que el proceso o ciclo de trabajo es ineficiente.

✍ Cuando se reciben señalamientos o quejas de errores en el resultado del trabajo, estos pueden ser ocasionados por un empleado que no posee el conocimiento o la destreza necesaria. En estos casos, obviamente la primera opción es el adiestramiento al empleado.

✍ Cuando es necesario establecer indicadores para medir la efectividad o eficiencia del trabajo , resulta de gran valor conocer los pasos o tareas que lo componen. Así,cuando se determinan las tareas que serán medidas, se seleccionan solo aquellas que verdaderamente impactan el resultado y se evita recopilar datos innecesarios.

Mapas de procesos cruzados

Contiene los insumos o recursos necesarios, personas, materiales, y productos y los pasos necesarios para transformarlos en el resultado final. Estos se representan mediante símbolos y flecha. Ofrecemos dos alternativas para representar los procesos cruzados; el mapa funcional y el lineal de tiempo.

✍ Mapa funcional:

Se utiliza mayormente para clarificar la forma en que está organizado el trabajo, paso a paso, a través del proceso y cómo las actividades cruzan los límites de una unidad a otra para que pueda ser completado el proceso.

✍ Mapa de tiempo:

Este se construye para representar el ciclo de tiempo a través del proceso. Comúnmente se utiliza cuando se interesa reducir el ciclo de tiempo, esto es,agilizar el proceso.

Mapa de Flujograma

Es una representación gráfica de hechos, situaciones, relaciones o movimientos de todo tipo, por medio de Símbolos.

Sirve para entender con mayor facilidad el funcionamiento de una institución o empresa, considerando sus diferentes pasos, los actores que participan en él y los tiempos involucrados.